Die gefälschten Rechnungen erwecken den Anschein, dass diese von einer öffentlichen Stelle versandt wurden. So weisen diese als Absender beispielsweise „Amtsgericht (Name des Gerichts)“, „Zentrale Zahlstelle Hamburg“ oder „Zentrale Zahlstelle München“ auf. Des Weiteren wird anstelle einer bislang oftmals allgemein verwendeten Formulierung "Sehr geehrte Empfängerin, sehr geehrter Empfänger" der Vertretungsberechtigte der Firmen mit Klarnamen angesprochen. Auch die Grußformel "Mit freundlichen Grüßen Ihr Amtsgericht" wird ersetzt durch "Hochachtungsvoll (Name), Richter am Amtsgericht". Die angegebenen Namen sind dabei offenbar frei erfunden.
Weiterhin sind die Schriftsätze zum Großteil mit dem Bundesadler versehen. Rechnungen die von den Behörden der Justiz NRW ausgestellt werden, enthalten hingegen grundsätzlich nur das Landeswappen des Landes Nordrhein-Westfalen. Bitte beachten Sie, dass das Landeswappen allein kein Garant für die Richtigkeit einer Rechnung ist!
Neben der Zahlungsaufforderung unter Beifügung eines vorbereiteten Überweisungsformulars oder unter Angabe einer Bankverbindung wird neuerdings auf die Möglichkeit der Onlinezahlung hingewiesen. Die Zahlung soll über die Fake-Domain www.handelsregister.biz erfolgen. Bei dieser Fake-Domain handelt es sich um eine Kopie der Original-Webseite des gemeinsamen Registerportals der Länder, in der auf einen Link zur Bezahlung verwiesen wird. Eine derartige Zahlungsweise wird innerhalb der Justiz nicht praktiziert. Bitte die vorgenannte Webseite und den darin enthaltenen Link nicht benutzen!
Ein weiterer Anhaltspunkt für das Vorliegen einer gefälschten Kostenrechnung ist gegeben, wenn der Name des Absenders und des angegebenen Zahlungsempfängers offensichtlich voneinander abweichen. Zahlungen für Registereintragungen sind ausschließlich auf die Konten der Zentralen Zahlstelle Justiz mit Sitz beim Oberlandesgericht Hamm zu leisten. Die entsprechenden Konten werden ausnahmslos bei der Deutschen Bundesbank geführt.
Die Zentrale Zahlstelle Justiz ist jedoch nie Aussteller der Rechnungen, sondern lediglich mit der zwangsweisen Beitreibung von nicht fristgerecht beglichenen Kostenforderungen befasst. Sollten Sie eine Kostenrechnung mit dem Absender ZZJ erhalten, handelt es sich auch hierbei um einen Anhaltspunkt für eine Fälschung.
Bitte überprüfen Sie vor einer Zahlung die Rechnung! Vergleichen Sie das darin angegeben Aktenzeichen mit der bisher erfolgten Korrespondenz (Eintragungsbekanntmachungen etc.) des Amtsgerichts.
Für eventuelle Rückfragen verwenden Sie bitte nicht die in der Rechnung bzw. Zahlungsaufforderung angegebene Telefonnummer, sondern die Telefonnummer, die in den zuvor vom Amtsgericht übersandten Schreiben angegeben wurde (im Briefkopf des Amtsgerichts oben rechts). Ferner wird davon abgeraten, die angegebenen E-Mail-Adressen zu kontaktieren.